Pequeños negocios

Por dónde empezar: las plantillas (o planillas) de negocio en orden

Un negocio pequeño necesita responder a tres preguntas: cuánto vendo, cuánto gano con cada venta y si voy a tener dinero para pagar el mes que viene. Estas herramientas cubren las tres.

1. Pon bien los precios. Con la calculadora de precio de venta y margen calculas el precio a partir del coste sin confundir margen con recargo. Si vendes con impuestos, la calculadora de IVA separa base y cuota.
2. Registra las ventas. La plantilla de registro de ventas diarias te da las ventas de cada mes, el ticket medio y cuánto cobras en efectivo o con tarjeta.
3. Controla el stock. Si vendes productos, la plantilla de inventario suma entradas y salidas y avisa cuando toca reponer.
4. Anticipa la caja. La plantilla de flujo de caja (flujo de efectivo) enseña, mes a mes, si los cobros cubren los pagos. Marca en rojo los meses en los que te quedarías sin dinero.
5. Lleva los gastos al día. Si eres autónomo, la plantilla de gastos para autónomos separa lo deducible y calcula el IVA soportado de cada trimestre.
6. Presupuesta a tus clientes. La plantilla de presupuesto para clientes (o cotización) calcula descuentos, impuestos y total, y se exporta a PDF.

Según tu tipo de negocio

• Tienda o comercio: inventario, ventas diarias y flujo de caja. Revisa los márgenes de los productos que más vendes.
• Autónomo o freelance que vende servicios: presupuestos para clientes, gastos de autónomo y flujo de caja. El inventario no te hace falta.
• Venta por internet: precio y margen primero, con las comisiones de la plataforma incluidas en el coste. Después, inventario y ventas.

Del presupuesto al cobro

Las plantillas encajan entre sí. Envías un presupuesto (o cotización) al cliente con la plantilla de presupuestos. Cuando lo acepta y haces el trabajo, emites la factura con la plantilla de factura y apuntas el cobro previsto en el flujo de caja, en el mes en que esperas cobrarlo, no en el que haces el trabajo. Cuando cobras, la venta pasa al registro de ventas. Y si has tenido que comprar material, la factura va a la plantilla de gastos y, si vendes productos, al inventario.

Con ese recorrido sabes en todo momento qué has vendido, qué te deben y con cuánto dinero vas a contar cada mes.

Ingresos y egresos: el hábito que más ayuda

Apunta cada cobro y cada pago el mismo día, o como mucho una vez por semana. Con los datos al día, la hoja te avisa de un mes flojo con semanas de margen. Si lo dejas para el final del trimestre, solo te sirve para hacer la declaración.

Todas las plantillas se abren en Excel, Google Sheets y LibreOffice, sin moneda fija. En Google Sheets puedes compartir el archivo con tu socio o tu gestoría y trabajar a la vez.

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