Plantilla de control de cobros y pagos de clientes y proveedores

Qué incluye la plantilla (o planilla) de cobros y pagos

• Emitidas: hasta 300 facturas a clientes con número, cliente, fecha, vencimiento, importe, cobrado, pendiente, fecha de cobro, estado y días de retraso.
• Recibidas: las facturas de tus proveedores con la misma estructura: pagado, pendiente, estado y retraso.
• Estado automático con HOY(): Cobrado o Pagado, Pendiente o Vencido, con las vencidas en rojo y las cerradas en verde. Admite cobros parciales.
• Tesorería: cobros y pagos vencidos y previstos a 30, 60, 90 días y más, con el saldo previsto al final de cada tramo e indicadores de retraso.
• Contactos: clientes y proveedores con plazo habitual, facturado, cobrado o pagado, pendiente, vencido y número de facturas vencidas.

Cómo se usa, paso a paso

1. En Contactos, apunta tus clientes y proveedores y marca si son Cliente o Proveedor. Aparecerán en la lista desplegable de las facturas.
2. En Emitidas, apunta cada factura que envías con su fecha y su vencimiento. En Recibidas, las de tus proveedores.
3. Cuando cobres o pagues, escribe el importe y la fecha. Si te pagan una parte, escribe esa parte: la factura sigue pendiente por el resto.
4. En Tesorería, escribe el saldo que tienes hoy en el banco. La fecha de hoy se pone sola con HOY().
5. Cada lunes, mira la pestaña Tesorería y reclama las facturas en rojo, empezando por las de más días de retraso.

Cómo abrirla en Google Sheets

1. Descarga el archivo .xlsx.
2. Entra en Google Drive y pulsa Nuevo › Subir archivo.
3. Abre el archivo y elige Archivo › Guardar como Hojas de cálculo de Google.

Las fórmulas que hacen el trabajo

El estado de cada factura es =SI(E4="";"";SI(G4<=0;"Cobrado";SI(Y(D4<>"";D4<'Tesorería'!$B$2);"Vencido";"Pendiente"))): si no queda nada pendiente está cobrada, y si no, se compara el vencimiento con la fecha de hoy, que está en Tesorería!B2 con =HOY(). Los días de retraso son esa fecha menos el vencimiento. Como HOY() cambia cada día, el estado y el retraso se actualizan solos al abrir el archivo.

La previsión suma lo pendiente por tramos de vencimiento con SUMAR.SI.CONJUNTO: por ejemplo, los próximos 30 días son ">="&$B$2 y "<="&($B$2+30). El saldo previsto acumula el neto de cada tramo sobre el saldo del banco: con 14.250,00 hoy, el ejemplo llega a 18.666,90 a 30 días y a 21.162,90 a 90 días, contando lo vencido como si se cobrara y pagara en el primer mes. El saldo de cada cliente usa la misma función con su nombre.

Errores comunes

• Dejar vacío el vencimiento: sin vencimiento la factura nunca aparece como vencida ni entra en la previsión. La celda se marca en rojo para avisarte.
• Apuntar la base en vez del total: lo que te van a ingresar es el total de la factura, con impuestos y, en su caso, restada la retención.
• Borrar las facturas cobradas: déjalas en la lista con su fecha de cobro. Así el saldo de cada cliente y el retraso medio reflejan su historial, y sabrás a quién conviene pedir un anticipo o acortar el plazo de pago la próxima vez.
• Fiarse de lo vencido: la previsión cuenta lo vencido como si se cobrara en 30 días. Si un cliente no va a pagar, quítalo del cálculo escribiendo el importe en Cobrado y una nota.

Preguntas frecuentes