Plantilla de gastos para autónomos y freelancers, con IVA por trimestre
En breve: apunta cada factura de gasto con su base imponible, el tipo de IVA y si es deducible. La plantilla calcula la cuota de IVA, asigna el trimestre por la fecha y te da, trimestre a trimestre, los gastos deducibles por categoría y el IVA soportado que puedes restar en tu declaración. Fuera de España sirve como planilla de egresos del negocio: cambia los tipos por los de tu país.
Gratis y sin registro · Sin moneda fija · Funciona en Excel, Google Sheets y LibreOffice
Qué incluye la plantilla (o planilla) de gastos para autónomos
- Gastos: fecha, proveedor, concepto, categoría (lista desplegable), base, IVA %, cuota de IVA, total, deducible y trimestre. Hasta 500 facturas.
- Resumen trimestral: base deducible, IVA soportado deducible, gastos no deducibles y total pagado de cada trimestre y del año.
- Gastos por categoría y trimestre: 12 categorías habituales de autónomo que puedes renombrar.
- Avisos en rojo si a un gasto le falta la categoría o no has indicado si es deducible.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | 1T | 2T | 3T | 4T | Año |
| 2 | Base deducible | 2.180,00 | 1.290,00 | 1.370,00 | 0,00 | 4.840,00 |
| 3 | IVA soportado deducible | 262,50 | 75,60 | 77,42 | 0,00 | 415,52 |
| 4 | No deducible (base + IVA) | 38,50 | 0,00 | 96,80 | 0,00 | 135,30 |
| 5 | Total pagado | 2.481,00 | 1.365,60 | 1.544,22 | 0,00 | 5.390,82 |
Cómo se usa, paso a paso
- Usa un archivo por año. Borra las filas de ejemplo de Gastos y apunta cada factura o ticket en cuanto lo recibas.
- Escribe la base imponible (el importe sin IVA) y el tipo: 21 general, 10 reducido (transporte de viajeros, hostelería), 4 superreducido (libros) o 0 si no lleva IVA, como la cuota de autónomos o los seguros.
- Elige la categoría y marca Deducible: «Sí» solo si el gasto es de tu actividad y tienes la factura a tu nombre, con tu NIF.
- Al cerrar cada trimestre, abre Resumen: la fila IVA soportado deducible es lo que restas del IVA que has cobrado a tus clientes (en España, en el modelo 303).
- Guarda las facturas, en papel o en PDF, en el mismo orden que la hoja. Si te piden justificar un gasto, lo encontrarás en segundos.
Cómo abrirla en Google Sheets
- Descarga el archivo .xlsx.
- Entra en Google Drive y pulsa Nuevo › Subir archivo.
- Abre el archivo y elige Archivo › Guardar como Hojas de cálculo de Google.
Las fórmulas que hacen el trabajo
La cuota de IVA de cada factura es =REDONDEAR(E2*N(F2)/100;2), redondeada a céntimos como en la factura; N convierte en cero un tipo vacío. El trimestre sale de la fecha con =REDONDEAR.MAS(MES(A2)/3;0): de enero a marzo da 1, de abril a junio 2, y así. El resumen suma con SUMAR.SI.CONJUNTO por trimestre y por deducible; por ejemplo, el IVA del tercer trimestre es =SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos!G:G;Gastos!J:J;3;Gastos!I:I;"Sí"). Si quieres entender bien esta función, tienes el tutorial de SUMAR.SI.CONJUNTO.
Errores comunes
- Deducir el IVA de un ticket: para deducir el IVA necesitas una factura con tu nombre y tu NIF. Pide siempre factura, aunque sea simplificada con tus datos.
- Meter gastos personales como deducibles: la comida del sábado o unos auriculares para casa van con Deducible «No». Solo cuentan los gastos vinculados a tu actividad.
- Escribir el total en la columna de la base: la base es el importe antes de impuestos. Si solo tienes el total, divídelo entre 1,21 (o 1,10 o 1,04). Lo explicamos en cómo calcular porcentajes en Excel.
Preguntas frecuentes
¿Qué gastos puede deducir un autónomo?
Los que están vinculados a la actividad, se justifican con factura y están registrados: cuota de autónomos, gestoría, material, software, alquiler del local o coworking, publicidad, formación relacionada con tu trabajo... Algunos, como el coche o los suministros de casa si trabajas en ella, solo se deducen en parte. Ante la duda, consulta con tu gestoría.
¿Qué hago con un gasto que solo es deducible en parte?
Divídelo en dos filas: la parte deducible con «Sí» y el resto con «No». Por ejemplo, un móvil que usas a medias para trabajar y para ti.
¿Sirve fuera de España?
Sí. Cambia los tipos de IVA por los de tu país (18 % de IGV en Perú, 16 % de IVA en México, 19 % en Colombia): la columna de tipos acepta otros valores después de un aviso. Cambia también los nombres de las categorías si lo necesitas.
Fuentes oficiales
- Estimación directa simplificada (Agencia Tributaria): los gastos deducibles tienen que estar justificados, registrados en los libros obligatorios y ser necesarios para obtener los ingresos de la actividad
- Tipos impositivos en el IVA 2026 (Agencia Tributaria, PDF): tipo general del 21 %, 10 % para el transporte de viajeros y la hostelería y 4 % para los libros
- Plazo de presentación del modelo 303 (Agencia Tributaria): el IVA trimestral se presenta del 1 al 20 de abril, julio y octubre y del 1 al 30 de enero
- Sistema de cotización para autónomos por ingresos reales (Seguridad Social): la cuota de autónomos depende de los rendimientos netos anuales, con las tablas de tramos y bases de 2026
Revisado el 28 de septiembre de 2026