Cómo pasar una plantilla de Excel a Google Sheets

Paso a paso: convertir el archivo

1. Sube el archivo. Entra en Google Drive, pulsa Nuevo › Subir archivo y elige el .xlsx. También puedes arrastrarlo a la ventana.
2. Ábrelo. Haz doble clic. Verás un distintivo «.XLSX» junto al nombre: todavía es un archivo de Excel, que Google Sheets puede editar en modo compatibilidad.
3. Conviértelo. Ve a Archivo › Guardar como Hojas de cálculo de Google. Se abre una copia nueva, ya convertida. El .xlsx original sigue en Drive sin cambios.
4. Ponle nombre y compártelo. Renombra la copia (por ejemplo, «Gastos 2026») y usa el botón Compartir si otra persona la va a rellenar.

¿Por qué convertir y no editar el .xlsx directamente? Porque en modo compatibilidad algunas funciones de Google Sheets no están disponibles y cada cambio se guarda de nuevo en formato Excel. Si vas a usar la plantilla a diario en Google Sheets, conviértela. Si subes muchos archivos, puedes activar la conversión automática en la configuración de Drive (Convertir subidas).

Lo primero: la configuración regional

Abre Archivo › Configuración y, en la pestaña General, mira la Configuración regional. Decide tres cosas:

• Formato de las fechas: con «España» o un país de Latinoamérica, 05/10/2026 es el 5 de octubre; con «Estados Unidos», el 10 de mayo.
• Separador decimal y de miles: 1.850,00 con España o México; 1,850.00 con Estados Unidos.
• Separador de los argumentos de las fórmulas: punto y coma en los países que usan la coma decimal; coma en los demás.

Si cambias la configuración regional después de convertir, las fórmulas se adaptan solas: no hay que reescribirlas. Lo que sí cambia es cómo se interpretan las fechas y los números que escribas a partir de entonces. Elige la configuración de tu país antes de empezar a rellenar.

Qué se conserva y qué cambia

En nuestras plantillas usamos a propósito funciones que existen en los dos programas, así que se convierten sin retoques. La de finanzas personales para Google Sheets está pensada desde el principio para usarse ahí: ni siquiera lleva barras de datos. Lo único que no pasa son las barras de datos del formato condicional: en Google Sheets no existen. Si una plantilla las usa (la de gastos de empresa, por ejemplo), verás los números sin barra. Puedes sustituirlas por una escala de colores (Formato › Formato condicional › Escala de colores) o por una barra dentro de la celda con la función MINIGRAFICO (SPARKLINE en inglés): =MINIGRAFICO(N6;{"charttype"\"bar";"max"\MAX($N$6:$N$17)}).

Funciones que cambian

La gran mayoría de las funciones se llaman igual en Excel y en Google Sheets, y en los dos se traducen al idioma: SUMAR.SI.CONJUNTO, BUSCARV, SI.ERROR, PAGO o FECHA.MES funcionan igual. Lo que conviene saber:

• BUSCARX y FILTRAR existen en los dos, pero no en Excel 2019 o anteriores. Si tu hoja de Google la vas a descargar para alguien con un Excel antiguo, evítalas. Te lo explicamos en BUSCARV y BUSCARX.
• Funciones solo de Google Sheets: IMPORTRANGE (traer datos de otra hoja de Google), GOOGLEFINANCE, QUERY o ARRAYFORMULA. Si las usas, el archivo dejará de funcionar bien al descargarlo como Excel.
• Fórmulas de matriz antiguas (las de llaves que se introducían con Ctrl + Mayús + Intro) se convierten con ARRAYFORMULA. Suelen funcionar, pero compruébalas.
• Nombres de funciones en inglés: si trabajas con alguien que usa Google Sheets en inglés, cada uno verá las funciones en su idioma. Las fórmulas no se rompen.

Cómo conservar los formatos

• Formatos de número: los formatos como #,##0.00 o porcentajes se mantienen. Si ves números con demasiados decimales, aplica Formato › Número › Número.
• Listas desplegables: se convierten en reglas de validación de datos, con flecha incluida. Si una lista viene de un rango de otra pestaña, sigue funcionando. Te explicamos cómo editarlas en listas desplegables en Excel y Google Sheets.
• Formato condicional con fórmulas: se mantiene. Revísalo en Formato › Formato condicional; ahí verás cada regla con su rango. Lo explicamos en formato condicional para gastos.
• Filas y columnas inmovilizadas: se conservan. Si no, Ver › Inmovilizar.
• Área de impresión: no se conserva tal cual. Para sacar un PDF, usa Archivo › Descargar › PDF y elige la pestaña y el ajuste «Ajustar a la anchura».

Comprobación de cinco minutos

1. Escribe un dato de prueba en cada pestaña de entrada y mira si los totales cambian.
2. Busca errores con Editar › Buscar y reemplazar, buscando # en todas las hojas.
3. Abre una lista desplegable y elige un valor.
4. Escribe una fecha y comprueba que se interpreta en el orden correcto.
5. Comparte el archivo con permiso de Lector o Editor según quién lo vaya a usar.

Y al revés: de Google Sheets a Excel

Ve a Archivo › Descargar › Microsoft Excel (.xlsx). Las fórmulas comunes, las validaciones y los colores se mantienen. Las funciones exclusivas de Google Sheets se descargan con su último valor calculado o con error, así que evítalas si el archivo tiene que ir y volver entre los dos programas.

Errores comunes

• Editar el .xlsx sin convertirlo y pensar que ya está en Google Sheets: si ves el distintivo .XLSX junto al nombre, sigue siendo un archivo de Excel.
• Dejar la configuración regional de otro país: las fechas se leen al revés y los importes con coma se convierten en texto.
• Contar con la contraseña de protección de Excel: no se conserva. Vuelve a proteger las pestañas en Google Sheets.

Preguntas frecuentes