Plantilla de presupuesto de boda en Excel y Google Sheets

Qué incluye la plantilla (o planilla) de presupuesto de boda

• Gastos: hasta 150 partidas con categoría (lista desplegable), concepto, proveedor, presupuesto, coste final, coste previsto, pagado, pendiente, fecha límite de pago y estado (Pendiente, Reservado o Pagado).
• Coste previsto automático: mientras no tengas el precio cerrado, la plantilla usa tu estimación; cuando escribes el coste final, lo sustituye.
• Resumen por categoría: presupuesto, coste previsto, diferencia, pagado, pendiente y peso de cada categoría en el total.
• Indicadores: coste previsto total, margen frente al presupuesto máximo, coste por invitado y porcentaje ya pagado con una barra de progreso.
• Avisos de color: en rojo los costes finales que superan lo previsto y las categorías que se pasan; en verde las partidas que ya están pagadas del todo.

Cómo se usa, paso a paso

1. En Resumen, escribe el presupuesto máximo que os podéis permitir, el número de invitados y la fecha. Revisa las categorías: puedes renombrarlas o añadir dos más en las filas vacías.
2. En Gastos, borra los ejemplos y apunta cada partida con una estimación en Presupuesto. Al principio basta con cifras aproximadas: sirven para ver si el total cuadra antes de pedir precios.
3. Cuando un proveedor os dé un precio cerrado, escríbelo en Coste final. El coste previsto pasa a usar esa cifra y la diferencia se ve en el Resumen.
4. Apunta cada señal o pago en Pagado y la fecha límite del siguiente. Así sabes cuánto dinero necesitáis y cuándo.
5. Revisa el margen cada vez que cerréis un proveedor. Si se pone en rojo, recortad en otra categoría antes de firmar el siguiente contrato.

Cómo abrirla en Google Sheets

1. Descarga el archivo .xlsx.
2. Entra en Google Drive y pulsa Nuevo › Subir archivo.
3. Abre el archivo y elige Archivo › Guardar como Hojas de cálculo de Google.

Las fórmulas que hacen el trabajo

El coste previsto de cada partida es =SI(Y(D2="";E2="");"";SI(E2="";N(D2);E2)): si ya hay coste final, usa ese; si no, la estimación. El pendiente es el coste previsto menos lo pagado. En el Resumen, cada categoría suma con =SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos!$F$2:$F$151;Gastos!$A$2:$A$151;A8) y la diferencia es =C8-B8: positiva, os habéis pasado; negativa, habéis ahorrado. Si quieres entender bien esta función, tienes el tutorial de SUMAR.SI.CONJUNTO.

Con los datos de ejemplo, el coste previsto es de 22.135,00 frente a un máximo de 22.000,00: el margen sale en rojo con −135,00. El coste por invitado (=C22/B3) es de 201,23 y ya está pagado el 32 % del total. El formato condicional que pinta de rojo la diferencia usa la regla =Y(ESNUMERO(D8);D8>0).

Errores comunes

• Olvidar las partidas pequeñas: peluquería, detalles para los invitados, propinas o el autobús suman con facilidad un 5 % del total. Apúntalas desde el principio, aunque sea con una estimación.
• Contar el IVA en unos precios y en otros no: pide todos los presupuestos con impuestos incluidos, o anota siempre el total final, para comparar lo mismo.
• Borrar la estimación al cerrar el precio: deja el presupuesto como estaba y escribe el precio en Coste final. Así ves dónde os habéis desviado.
• No prever cuándo hay que pagar: muchos proveedores piden la última parte una o dos semanas antes de la boda. Rellena la fecha límite de pago y ordena la pestaña Gastos por esa columna: sabrás cuánto dinero tiene que haber en la cuenta cada mes y evitarás tirar de tarjeta en el último momento.

Preguntas frecuentes