Plantilla de presupuesto de vacaciones en Excel y Google Sheets
En breve: escribe las fechas, cuántos viajáis y cada gasto previsto con su precio: por persona, por noche, por día o en total. La plantilla (o planilla) multiplica sola, te da el coste total del viaje, lo que sale por persona y por persona y día, y cuánto tienes que ahorrar cada mes hasta la salida. Al volver, apuntas lo real y ves en qué te has desviado.
Gratis y sin registro · Sin moneda fija · Funciona en Excel, Google Sheets y LibreOffice
Qué incluye la plantilla (o planilla) de presupuesto de viaje
- Datos del viaje: destino, fechas de salida y regreso, número de viajeros, presupuesto máximo, lo que ya tienes ahorrado y los meses que faltan.
- Partidas con multiplicador: hasta 40 gastos con categoría, importe y «Se paga por» (Total, Persona, Noche, Día o Persona y día). La columna Veces calcula cuántas veces se paga.
- Indicadores: noches, días, total previsto, margen hasta el máximo, coste por persona, por persona y día y ahorro necesario al mes.
- Previsto frente a real: apunta lo que te ha costado cada partida y la diferencia sale en rojo si te has pasado.
- Resumen por categoría (transporte, alojamiento, comidas, actividades, seguro, compras y otros) con su peso en el total y barras de datos.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Importe | Se paga por | Veces | Previsto |
| 2 | Gasolina y peajes | 180,00 | Total | 1 | 180,00 |
| 3 | Apartamento | 125,00 | Noche | 7 | 875,00 |
| 4 | Supermercado y desayunos | 12,00 | Persona y día | 32 | 384,00 |
| 5 | Excursión en barco | 25,00 | Persona | 4 | 100,00 |
| 6 | Total previsto (8 partidas) | 2.356,00 |
Cómo se usa, paso a paso
- En la pestaña Viaje, escribe el destino, las fechas, cuántos viajáis y el máximo que queréis gastar. Las noches y los días se calculan solos.
- Apunta cada gasto previsto con el precio tal y como te lo dan: el apartamento por noche, las entradas por persona, la gasolina en total. Elige en Se paga por cómo se multiplica.
- Para la comida, calcula un importe por persona y día. Es más fácil de estimar y de controlar que un total para todo el viaje.
- Mira arriba el total previsto y el margen. Si sale en rojo, cambia de alojamiento, quita una actividad o acorta una noche y verás el efecto al momento.
- Escribe lo que ya tienes ahorrado y los meses que faltan: la plantilla te dice cuánto apartar cada mes. Durante el viaje, rellena la columna Real.
Cómo abrirla en Google Sheets
- Descarga el archivo .xlsx.
- Entra en Google Drive y pulsa Nuevo › Subir archivo.
- Abre el archivo y elige Archivo › Guardar como Hojas de cálculo de Google.
Las fórmulas que hacen el trabajo
La columna Veces usa varios SI anidados: =SI(D13="Persona";$B$5;SI(D13="Noche";$F$2;SI(D13="Día";$F$3;SI(D13="Persona y día";$B$5*$F$3;1)))), donde B5 son los viajeros, F2 las noches y F3 los días. El previsto es el importe por las veces: =C13*E13. Con cuatro viajeros y siete noches (ocho días), el supermercado a 12 por persona y día da 12 × 32 = 384,00.
El ahorro necesario al mes es =SI(N(B8)<=0;0;MAX(0;F4-N(B7))/B8): lo que falta por ahorrar entre los meses que quedan. En el ejemplo, (2.356,00 − 600,00) / 9 = 195,11 al mes. El coste por persona es de 589,00 y el de persona y día, 73,63. La pestaña Resumen suma cada categoría con SUMAR.SI.CONJUNTO.
Errores comunes
- Multiplicar dos veces: si el apartamento cuesta 875 por las siete noches, escribe 875 con «Total», no 875 con «Noche».
- Contar mal las noches: del 10 al 17 de julio son siete noches y ocho días. La plantilla lo calcula por ti a partir de las fechas.
- Olvidar lo que se paga antes de salir: seguro, maletas facturadas, vacunas o visados también son parte del viaje.
- No actualizar el presupuesto al reservar: si el apartamento acaba costando 950 en vez de 875, cambia el importe en cuanto lo pagues. Si esperas a la vuelta, el margen que ves durante el viaje no es real y es fácil gastar de más en comidas y actividades pensando que aún queda dinero.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay con la plantilla de gastos de viaje?
Esta sirve para planificar antes de salir: cuánto va a costar y cuánto ahorrar. La de gastos de viaje sirve para apuntar lo que se gasta durante el viaje, en varias monedas y entre varias personas.
¿Cómo calculo el presupuesto de comida?
Piensa en un día normal del viaje: desayuno, comida, cena y algo entre horas, por persona. Multiplícalo por el número de personas y de días con la opción «Persona y día». Si vais con niños, usa una media.
¿Sirve para un viaje al extranjero?
Sí. Escribe los precios en tu moneda. Si te los dan en otra, conviértelos con el tipo de cambio aproximado y deja un margen de un 3-5 % por las comisiones de la tarjeta.
¿Puedo usarla para una escapada de fin de semana?
Sí. Con una o dos noches funciona igual: borra las partidas que no uses.
¿Cómo ahorro para el viaje?
La plantilla te da la cifra al mes. Para seguir el ahorro junto a otros objetivos, como el fondo de emergencia, usa la plantilla de metas de ahorro.