Plantilla de gastos de viaje en Excel, con varias monedas
En breve: apunta cada gasto del viaje en la moneda en la que lo pagas, con quién lo ha pagado. La plantilla (o planilla) lo pasa a tu moneda con el tipo de cambio que tú escribes, suma el gasto de cada día y de cada persona, calcula la media por persona y día y, al final, te dice quién ha puesto de más y quién de menos.
Gratis y sin registro · Sin moneda fija · Funciona en Excel, Google Sheets y LibreOffice
Qué incluye la plantilla (o planilla) de gastos de viaje
- Datos: tu moneda, las fechas del viaje, hasta 6 personas y hasta 8 monedas con su tipo de cambio manual (cuánto vale 1 unidad en tu moneda).
- Gastos: hasta 300 filas con fecha, concepto, categoría, quién pagó (lista desplegable), moneda, importe, tipo de cambio (se busca solo con BUSCARV) e importe en tu moneda.
- Gasto por día y persona: una fila por día del viaje, con el total, lo que ha pagado cada persona y la parte que corresponde a cada una.
- Balance entre personas: lo que ha pagado cada una, lo que le toca y el saldo: positivo, le deben; negativo, debe.
- Totales por categoría (transporte, alojamiento, comida, actividades, compras y otros) y avisos en rojo si falta la persona o la moneda no está en la tabla.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Total del día | Ana | Javier | Marta | Por persona |
| 2 | 08/10/2026 | 445,28 | 312,60 | 52,65 | 80,03 | 148,43 |
| 3 | 09/10/2026 | 505,38 | 382,88 | 122,50 | 0,00 | 168,46 |
| 4 | 10/10/2026 | 448,27 | 0,00 | 264,00 | 184,27 | 149,42 |
| 5 | 11/10/2026 | 227,08 | 85,18 | 0,00 | 141,90 | 75,69 |
| 6 | 12/10/2026 | 226,38 | 0,00 | 28,08 | 198,30 | 75,46 |
| 7 | Total | 1.852,39 | 780,66 | 467,23 | 604,50 | 617,46 |
Cómo se usa, paso a paso
- En Datos, escribe tu moneda (en la que quieres ver los totales), el primer y el último día del viaje y los nombres de quienes viajáis.
- En la tabla de monedas, escribe cada moneda que vayáis a usar y cuánto vale 1 unidad en tu moneda. Tu moneda vale siempre 1. En el ejemplo, 1 GBP = 1,17 EUR y 1 USD = 0,86 EUR.
- Durante el viaje, apunta cada gasto en la moneda en la que lo pagas: fecha, concepto, categoría, quién lo ha pagado, moneda e importe. El tipo de cambio y el importe convertido salen solos.
- Consulta el Resumen cada noche: el total del día y la media por persona te dicen si vais al ritmo previsto.
- Al volver, mira el balance. Quien tenga saldo negativo paga esa cantidad a quien lo tenga positivo, y las cuentas quedan a cero.
Cómo abrirla en Google Sheets
- Descarga el archivo .xlsx.
- Entra en Google Drive y pulsa Nuevo › Subir archivo.
- Abre el archivo y elige Archivo › Guardar como Hojas de cálculo de Google.
Las fórmulas que hacen el trabajo
El tipo de cambio de cada gasto se busca en la tabla de monedas: =SI(E2="";"";SI.ERROR(BUSCARV(E2;Datos!$D$8:$E$15;2;FALSO);"")). Si la moneda no está en la tabla, la celda queda vacía y la fila sale en rojo. El importe en tu moneda es =REDONDEAR(F2*G2;2): el hotel de 286,00 GBP a 1,17 son 334,62 EUR. Si BUSCARV te resulta nuevo, lo explicamos en BUSCARV y BUSCARX con ejemplos de gastos.
El gasto de cada día suma con =SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos!$H$2:$H$301;Gastos!$A$2:$A$301;A4), y el de cada persona añade una segunda condición con su nombre. La parte de cada uno es el total entre el número de personas (1.852,39 / 3 = 617,46) y la media por persona y día, 1.852,39 / 3 / 5 = 123,49.
Errores comunes
- Escribir el tipo de cambio al revés: es cuánto vale 1 unidad de la moneda extranjera en tu moneda. Si 1 GBP vale 1,17 EUR, escribe 1,17, no 0,85.
- Apuntar un gasto de todos como si fuera de una persona: la columna Pagado por es quién puso el dinero, no quién lo disfrutó. El reparto se hace en el balance.
- Fechas fuera del viaje: los vuelos comprados meses antes no aparecen en ningún día. Apúntalos con la fecha del primer día del viaje.
- Dejar las cuentas para el final: reconstruir una semana de tiques en el aeropuerto de vuelta lleva mucho tiempo y siempre se olvida algo. Apuntad cada gasto al momento, o al menos cada noche, desde el móvil. Así el balance está listo al llegar y nadie tiene que acordarse de quién pagó aquella cena.
Preguntas frecuentes
¿De dónde saco el tipo de cambio?
De tu banco o del extracto de la tarjeta, que es el que de verdad te aplican. Antes de viajar puedes usar el tipo publicado por un banco central como aproximación y corregirlo después.
¿Sirve si todos pagan en la misma moneda?
Sí. Deja solo tu moneda en la tabla, con tipo 1. La plantilla funciona igual y te sigue dando el gasto por día y por persona.
¿Se puede repartir de forma desigual?
Esta plantilla reparte a partes iguales. Si una pareja cuenta como dos y otra persona como una, o preferís repartir según lo que gana cada uno, usa la plantilla de gastos compartidos, que admite porcentajes.
¿Funciona en el móvil durante el viaje?
Sí, con la app de Google Sheets. Convierte el archivo a Hojas de cálculo de Google y compártelo con el resto del grupo para que cada uno apunte lo que paga.
¿Vale para viajes de trabajo?
Sí, para llevar el control de dietas y desplazamientos. Si la empresa te reembolsa gastos, guarda también los tiques: la plantilla no sustituye a los justificantes.