Cómo crear listas desplegables en Excel y Google Sheets

Por qué usar listas desplegables

Si escribes a mano «Supermercado», «supermercado» y «Super», la hoja las trata como tres categorías distintas y tus sumas fallan. Una lista desplegable obliga a elegir siempre la misma palabra. Es lo que usa la columna Categoría de nuestra plantilla de control de gastos.

En Excel, paso a paso

1. Escribe las opciones en una columna, por ejemplo en otra hoja llamada Resumen, celdas A3 a A11.
2. Selecciona las celdas donde quieres el desplegable (por ejemplo, C2:C500).
3. Ve a Datos › Validación de datos.
4. En Permitir, elige Lista.
5. En Origen, escribe =Resumen!$A$3:$A$11 o selecciona el rango con el ratón.
6. En la pestaña Mensaje de error, escribe un aviso claro, por ejemplo «Elige una categoría de la lista».

En Google Sheets, paso a paso

1. Selecciona las celdas.
2. Ve a Datos › Validación de datos › Añadir regla.
3. En Criterios, elige Desplegable (de un intervalo) y selecciona el rango con las opciones.
4. En Opciones avanzadas, marca Rechazar la entrada para que no se puedan escribir otros valores.

Opciones escritas a mano

Para listas cortas que no cambian, como «Ingreso» y «Gasto», escribe las opciones directamente en Origen separadas por punto y coma: Ingreso;Gasto. En Google Sheets, elige Desplegable y añade cada opción.

Que la lista crezca sola

Si añades una categoría debajo de la última, no entrará en la lista. Dos soluciones:

• Deja filas vacías de reserva en el rango de origen (por ejemplo, A3:A30).
• En Excel, convierte las opciones en tabla (Insertar › Tabla) y usa como origen =INDIRECTO("Tabla1[Categoría]"). Cada fila nueva se añade sola.

Errores comunes

• No aparece la flecha: revisa que esté marcada la casilla «Celda con lista desplegable» en Excel.
• El desplegable deja escribir cualquier cosa: activa el mensaje de error (Excel) o «Rechazar la entrada» (Google Sheets).
• Al copiar datos de otro sitio se pierde la validación: pega con Pegado especial › Valores.

Preguntas frecuentes